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关于加强建设工程档案收集整理和数字化加工服务外包保密安全管理的通知

发布日期: 2020-09-11

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关于加强建设工程档案收集整理和

数字化加工服务外包保密安全管理的通知

 

各区县城建档案馆(室),各建设、监理、施工单位,各有关机构:

涉密建设工程档案信息安全事关国家安全和利益。加强建设工程档案收集整理和扫描、数据采集等数字化加工(以下统称“档案收集整理和数字化加工”)保密安全管理,是从源头上防止失泄密问题发生的重要措施。近年来,我市档案收集整理和数字化加工保密安全管理形势总体可控,但部分单位(企业)保密意识不强,保密安全管理制度不健全,甚至违规将涉密工程档案收集整理和数字化加工服务外包给不具备保密资质的社会单位,对档案收集整理和数字化加工监管缺失,存在严重泄密隐患,必须引起高度警惕。根据《重庆市档案局关于印发重庆市纸质档案数字化实施细则的通知》(渝档发〔2018〕5号,以下简称《通知》)文件要求,切实做好涉密工程档案收集整理和数字化加工保密安全管理,坚决防止失泄密事件发生,依据《重庆市城乡建设档案管理办法》(渝府令第240号)赋予“市城乡建设档案管理机构负责全市城乡建设档案的日常管理工作”职责,现就加强涉密工程档案收集整理和数字化加工服务外包保密安全管理通知如下:

一、涉密建设工程档案类别

(一)城市管线工程(含城市供水、排水、燃气、电力、通信、广播电视、工业等管线及相关的人防、地铁工程,住宅小区室外管线工程等)档案。

(二)国防、军事、军工工程档案。

(三)党、政、司法机关、银行及其他金融机构、广播电台、电视台、监狱等重要部门工程档案。

(四)档案馆、博物馆、体育馆、影剧院、科研院所等文化科学单位工程档案。

(五)铁路、高速(等级)公路、机场、码头、重要桥梁和涵洞等重要基础设施工程档案。

(六)其他涉密建设工程档案。

二、有关资质要求

各建设、监理、施工等单位按照《建设工程档案编制验收标准》(DBJ50/T-306-2018)、《建设工程档案信息数据采集标准》(DBJ50/T-275-2017)等规范要求进行档案收集整理和数字化加工时,若将涉密档案收集整理和数字化加工服务外包,必须严格执行《国家秘密载体印制资质管理办法》规定,严格按照《通知》要求,所委托的档案收集整理和数字化加工企业(公司、机构)必须具备国家秘密载体印制甲级或乙级资质(档案数字化加工类),外省(区、市)具备乙级资质的企业在渝承接涉密档案收集整理和数字化加工业务,应经重庆市国家保密局批准备案后方可实施(具备档案数字化加工资质企业名单,可上重庆市国家保密局官方网站查询)。

三、各方职责责任

(一)建设、监理、施工等参建单位,将档案收集整理和数字化加工服务外包时,各自职责如下:

建设单位作为建设工程档案总责任单位,一是严格做好自身档案收集整理和数字化加工服务外包保密管理工作。二是与参建单位签订的合同中,要对档案收集整理和数字化加工服务外包保密问题提出明确具体要求。三是建立完善档案收集整理和数字化加工服务外包保密管理制度,并督促参建单位建立完善相应制度,抓好落实。四是督促参建单位将档案收集整理和数字化加工服务外包时,严格落实对投标企业(以下称为“档案加工企业”)的保密资质、法人身份、聘用工作人员政审等有关要求,选择符合条件的档案加工企业承接业务。五是督促参建单位做好档案收集整理和数字化加工服务外包实施过程监管工作。六是认真填写《建设工程档案保密承诺书》。七是严格做好回收的涉密信息数据保管工作。

各参建单位,一是选择符合资质条件的档案加工企业承接涉密档案收集整理和数字化加工服务外包业务。杜绝挂靠、联合体档案加工企业投标、中标问题。二是必须与档案加工企业签订保密协议和档案加工企业不得留存档案信息数据的承诺书。三是提供符合监管条件、可封闭的建筑场所和存储设备给档案加工企业开展工作。四是建立监管机制,对档案加工企业的保密安全管理措施落实情况进行监督、检查,并形成检查记录。五是档案收集整理和数字化加工项目完成后,严格做好存储设备和信息数据回收工作,杜绝档案加工企业擅自复制、留存、使用档案信息数据,并对此负责。

(二)档案加工企业,一是企业法人、股东及所聘工作人员必须是中华人民共和国境内公民,无犯罪记录。二是严禁将中标项目转包。三是必须制订并执行档案收集整理和数字化加工保密安全制度,建立保密安全岗位责任制,配备专人负责保密安全工作。四是使用业主提供的存储设备实施档案收集整理和数字化加工,计算机、扫描仪等设施设备必须符合保密要求,并采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口,如USB接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口等,封闭的装置或端口要定期进行检查。档案收集整理和数字化加工网络要与其他网络物理隔离,禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。完成拷贝或刻录的数据介质(包括损坏的数据介质)应及时移交给业主单位指定的人员,并办理交接手续。档案收集整理和数字化加工设备和存储介质不得擅自送外维修,必须送外维修的应办理书面审批手续,并由业主单位人员现场监督。五是项目完成后,将存储设备交回业主单位统一保管或销毁,严禁擅自带走。不得以任何理由保留、拷贝、复制涉密实体档案和档案信息数据。六是合同约定内容完成后,必须向业主单位提交不再留存档案复制件和电子信息数据的书面承诺书。

(三)城建档案管理机构,一是将涉密档案收集整理和数字化加工服务外包保密要求纳入《建设工程档案报送告知书》内容。二是开展建设工程档案业务指导、督导和有关检查时,将档案收集整理和数字化加工服务外包保密安全管理情况纳入工作内容。三是在开展建设工程档案验收时,督促建设单位完成《建设工程档案保密承诺书》完成填写,做好归档。四是建设单位移交档案时,查验《建设工程档案保密承诺书》有无。对达不到要求的,须补充完善后,方可向其出具《建设工程档案报送交接书》。五是将《建设工程档案保密承诺书》与由档案馆室保存的《建设工程档案报送交接书》一并存档备查。

各方对履行档案收集整理和数字化加工服务外包工作职责责任,各自承担对应的法律责任。

四、其它要求

一是正在进行的档案收集整理和数字化加工服务外包问题,按《通知》有关要求执行。

二是对本文印发前已完成的档案收集整理和数字化加工服务外包项目,由建设单位督促参建单位回收、删除保存在档案加工企业存储设备中的涉密信息数据,防止发生失泄密,并对此负责。

本文自印发之日起施行。

    附件:建设工程档案保密承诺书.docx

 

 

 

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                                    2020年9月11






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