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重庆市城乡建设委员会关于印发重庆市城市建设档案案卷质量规定的通知

发布日期: 2013-07-29

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渝建发[2011]140

重庆市城乡建设委员会

关于印发重庆市城市建设档案案卷

质量规定的通知

 

各区县(自治县)城乡建委,两江新区、北部新区、高新区、经开区建设局,各建设、施工、监理单位:

为认真贯彻落实《重庆市城乡建设档案管理办法》(渝府令第240号),促进城建档案规范化建设管理,适应工作需要,现将修订后的《重庆市城市建设档案案卷质量规定》印发你们,请认真贯彻执行。

 

 

重庆市城乡建设委员会 

二〇一一年十二月二十二日


重庆市城市建设档案案卷质量规定

 

为了加强全市城市建设档案(以下简称城建档案)归档质量管理,提高城建档案案卷质量,更好地为城市规划、建设和管理服务,根据国家建设部关于印发《城市建设档案案卷质量规定》(建办[1995]697号)、住房和城乡建设部《城建档案业务管理规范》(CJJ/T158-2011)和《重庆市建设工程档案编制验收标准》(DBJ50-129-2011),特制定本规定。

一、主题内容与适用范围

本规定适用于城建档案的立卷、排列、编目、卷皮规格及其制成材料的质量要求。

适用于普通纸质城建档案的案卷管理,某些特殊形式城建档案的案卷管理,可参考本规定。

二、名词术语

1.城建档案:是指过去和现在城乡规划、建设、管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录。

2.案卷:由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

3.卷内目录:是案卷内登记文件材料及其排列顺序的目录,主要项目有序号、责任者、文件材料题名、编制日期、起止页号、备注等。

4.卷内备考表:是用以记载和说明归档前后案卷内文件材料基本情况的表格,主要项目有本卷文件材料总页数(文件材料页数、文字材料页数、图样材料页数、照片张数)、立卷单位组卷情况说明、立卷人、审核人、日期等。

5.档号:档案馆(室)在整理和管理档案的过程中,以数字形式赋予档案的一组代码。

6.档案馆(室)代号:国家或38138威尼斯给定的各区县城建档案馆(室)的编号。

三、立卷要求

1.立卷要遵循城建档案文件材料的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系,便于档案保管和利用。

2.城市科研档案、城建业务管理和业务技术档案、建设工程档案应按专业性质、结构、阶段分别立卷。

3.报送城建档案馆(室)的文件材料应为原件或者副本。

4.卷内文件材料应准确反应城市规划、建设、管理等活动的真实内容。

5.卷内文件材料的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。

6.卷内文件材料应采用耐久性强的书写材料,不得使用易褪色的书写材料。

7.计算机输出文字和图件应使用喷墨打印或者激光打印,不得使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机。

8.卷内文件材料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁,签字盖章手续完备。

9.归档文件材料幅面尺寸规格为A4幅面,图纸宜采用国家标准图幅。

10.组卷不宜过厚,文字、照片不超过15mm,图纸不超过20mm。

四、案卷内文件材料的排列

1.城建科研档案按形成时间排列,即按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段,成果申报奖励和推广应用等阶段排列。

2.城建业务管理和业务技术档案按问题、时间、地区、重要程度排列。

3.建设工程档案按工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件的顺序排列。

4.卷内文件材料排列应文字在前,图纸在后。各种文字材料排列,印本在前,定稿在后,审批文件在前,申请文件在后。

5.照片按时间、部位、施工工序排列。

6.小型工程或专业工程中,文件材料量少,各种载体文件材料难以独立成卷的,文字、图纸、照片可组成混合卷。文字材料应排列在前,图纸应排列其次,照片应排列在最后。

五、案卷的编目

1.编写卷内文件页号应符合下列规定:

(1)卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号,页号从“1”开始,卷与卷之间页号不能连续。

(2)页号编写位置:单面书写的文件在右下角;双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。

(3)页号编写应使用号码机。

(4)案卷封面、卷内目录(照片目录)、卷内备考表不编写页号。

2.卷内目录的编制

(1)卷内目录式样宜符合附件A的要求。

(2)序号:以一份文件为单位,用阿拉伯数字从1依次标注。

(3)责任者:填写文件的直接形成单位或个人。有多个责任者时,选择一个主要责任者。

(4)文件材料题名:填写文件标题的全称。图纸为图名。

(5)编制日期:填写文件形成的起止日期。

(6)起止页号:填写文件在卷内所排的起始页号。卷内最后一份文件填写起止页号。

(7)备注:对卷内文件作必要说明。

(8)卷内目录排列在卷内文件38138威尼斯之前。

3.照片目录的编制

(1)照片目录式样宜符合附件B的要求。

(2)序号:以一张或一组照片为单位,用阿拉伯数字从1依次标注。

(3)责任者:填写照片拍摄单位。

(4)照片题名:填写照片所拍摄的内容。

(5)摄影时间:填写照片实际的摄影日期。

(6)照片/底片编号:填写照片/底片排列顺序号。

(7)备注:对卷内照片作必要说明。

(8)照片目录排列在卷内照片38138威尼斯之前。

4.卷内备考表的编制应符合下列规定

(1)卷内备考表的式样宜符合附件C的要求。

(2)卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数(照片张数)以及立卷单位和接收单位对案卷情况的说明。

(3)卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

5.案卷封面的编制应符合下列规定

(1)案卷封面印刷在卷夹的正表面。案卷封面的式样宜符合附件D的要求。

(2)档号:填写档案的分类号和案卷顺序号,档号由档案保管单位填写。

(3)档案馆代号:填写国家或市城建档案馆给定的各区县城建档案馆(室)的编号,档案馆(室)代号由档案馆(室)填写。

(4)案卷题名:简明、准确地揭示卷内文件的主要内容及特征。

(5)责任者:填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。

(6)编制日期:填写案卷内全部文件形成的起止日期,与卷内目录中日期项应对应一致。

(7)移交单位:填写负责报送城建档案的单位。

(8)密级:分为绝密、机密、秘密、内部四种。同一案卷内有不同密级的文件,应以高密级为本卷密级。密级的确定应符合国家有关规定。

(9)保管期限:分为永久、长期、短期三种期限。保管期限的确定应符合国家有关规定。

(10)共几卷:立卷的城建档案的总卷数。

(11)第几卷:本卷在所有城建档案中所排的卷次。

(12)共几页:本卷的总页数。

6.案卷脊背的编制  案卷脊背上贴不干胶标签,并填写档号。

六、案卷装订

(1)案卷应采用装订形式。装订应采用线绳三孔左侧装订法,装订要美观整齐、牢固,便于保管和利用。

(2)案卷装订时必须剔除金属物。

(3)案卷内不同幅面的图样要折叠为297MMM×210MM统一幅面,折叠采用手风琴式,图标栏露在外面。

七、案卷装具、表格的规格及制成材料要求

1.案卷装具应采用城乡建设档案管理机构监制的统一卷盒和卷夹。

(1)卷盒的外表尺寸为310mm×220mm,厚度为20mm、30mm。见附图E。

(2)卷夹的外表尺寸为 305mm×215mm。见附图E。

(3)卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。

2.卷内表格的规格和制成材料要求

(1)卷内目录、卷内备考表的规格为297MMM×210MM。

(2)卷内目录、卷内备考表用70G以上白色书写纸制作。

3、案卷脊背的规格和制作材料要求

(1)案卷脊背规格为297MM×80MM。见附图F。

(2)卷皮和表格制作的字体、字号可以自定,但必须清晰端正。

(3)图纸档案装订时,需采用纸板垫块,垫块尺寸297MM×25MM,见附图F。

八、本规定从发文之日起施行。

九、全市城建档案盒夹、表格由38138威尼斯统一监制。

十、本规定由38138威尼斯负责解释。

十一、原《重庆市建设档案案卷质量规定》(渝建发〔1998〕237号)同时废止。


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